Software akademik kampus bisa terlihat sangat panjang daftar fiturnya. Vendor menawarkan puluhan modul, dan sulit menebak mana yang benar-benar dibutuhkan kampus dengan 300 hingga 3.000 mahasiswa. Membeli semuanya sekaligus membuat biaya dan beban pelatihan membengkak. Membeli terlalu sedikit membuat BAA kembali ke Excel.
Artikel ini memilah fitur menjadi tiga kelompok: yang wajib sejak hari pertama, yang sangat membantu, dan yang boleh menyusul. Cocok untuk kampus yang baru pertama memakai sistem terpadu atau mau berpindah dari sistem lama.
Gambaran ekosistem
SIAKAD (sistem informasi akademik) adalah inti. Modul lain, seperti penerimaan mahasiswa baru, keuangan, e-learning, dan perpustakaan, saling menyambung ke data yang sama sehingga tidak ada input ganda.
Kelompok 1: wajib sejak hari pertama
Tanpa ini, sistem belum bisa menggantikan Excel dan proses manual.
| Fitur | Mengapa wajib |
|---|---|
| Data mahasiswa, dosen, dan program studi | Fondasi semua modul lain |
| Kurikulum dan mata kuliah | Dasar KRS, jadwal, dan nilai |
| KRS online dengan persetujuan dosen wali | Proses paling padat di awal semester |
| Jadwal kuliah dan kelas | Mengurangi bentrok dan kerja manual |
| Input nilai dan KHS | Dipakai semua dosen setiap semester |
| Transkrip dan dokumen akademik | Kebutuhan mahasiswa sampai lulus |
| Integrasi Feeder PDDikti | Kewajiban pelaporan, lihat panduan integrasi Feeder |
| Manajemen pengguna dan hak akses | Menjaga keamanan data dan peran |
| Backup dan ekspor data | Perlindungan bila terjadi gangguan atau pindah sistem |
Kelompok 2: sangat membantu
Tidak selalu diwajibkan, tetapi biasanya langsung terasa dampaknya.
| Fitur | Manfaat |
|---|---|
| PMB online | Pendaftar yang lunas langsung menjadi mahasiswa tanpa input ulang |
| Keuangan mahasiswa dan Virtual Account | Pembayaran tercatat otomatis, registrasi mengikuti pelunasan |
| Cicilan dan beasiswa | Menyesuaikan kebijakan biaya kampus |
| Integrasi SISTER | Beban mengajar dan riwayat dosen tidak diketik ulang |
| Kurikulum OBE | Memudahkan akreditasi, lihat panduan OBE |
| Yudisium, wisuda, tugas akhir | Menyambung proses akhir studi ke data yang sama |
| Absensi mandiri dan KTM digital | Mengurangi administrasi kertas |
| Notifikasi dan pengumuman | Informasi langsung ke pengguna |
Kelompok 3: boleh menyusul
Bisa ditambahkan setelah sistem inti stabil, sesuai kebutuhan:
- E-learning (Moodle) bila kampus belum memakai pembelajaran daring.
- Perpustakaan (SLiMS) dan repository (EPrints) untuk naskah tugas akhir.
- LPPM untuk pengelolaan penelitian dan pengabdian.
- Career center dan tracer study untuk data alumni.
- Aplikasi mobile untuk mahasiswa, dosen, dan orang tua.
Di Sisfo Akademik, modul-modul ini terhubung ke inti yang sama dan integrasi opsionalnya dapat dinyalakan atau dimatikan per kampus. Daftar lengkapnya ada di halaman fitur.
Kriteria non-fitur yang sering terlupa
- Kemudahan bagi non-teknis. BAA dan dosen harus bisa memakainya tanpa pelatihan panjang.
- Tampilan ponsel. Mahasiswa mengisi KRS dari HP, bukan dari komputer.
- Kecepatan saat beban puncak. Masa KRS dan pembayaran adalah ujiannya.
- Dukungan dan pelatihan. Siapa yang membantu saat ada masalah.
- Model biaya yang jelas. Lihat harga sistem informasi akademik.
- Pilihan cloud atau on-premise. Lihat perbandingan cloud dan on-premise.
Cara menyusun prioritas untuk kampus Anda
- Tulis lima proses yang paling menyita waktu BAA dan prodi sekarang.
- Cocokkan dengan kelompok 1 dan 2 di atas. Lima proses itu biasanya sudah menutup sebagian besar kebutuhan.
- Tentukan modul kelompok 3 yang benar-benar diperlukan dalam 12 bulan ke depan, bukan semua yang mungkin.
- Minta vendor menunjukkan setiap proses utama di demo, bukan hanya daftar menu.
Pertanyaan umum
Langkah berikutnya
Tuliskan lima proses terberat kampus Anda, lalu cocokkan dengan tabel di atas. Setelah itu lihat fitur Sisfo Akademik dan jadwalkan demo untuk memastikan setiap proses tersebut berjalan di aplikasi.