Cara Memilih Vendor SIAKAD untuk Perguruan Tinggi: 12 Pertanyaan Sebelum Tanda Tangan Kontrak

Mengganti atau memilih sistem informasi akademik adalah keputusan yang akan dirasakan bertahun-tahun oleh BAA, prodi, dosen, dan mahasiswa. Salah memilih berarti data terkunci di tempat yang sulit dipindah, layanan lambat saat masa KRS, atau biaya yang membengkak di tahun kedua.

Berikut cara memilih vendor yang lebih terukur: 12 pertanyaan yang bisa Anda ajukan ke setiap vendor, tanda bahaya yang perlu diwaspadai, dan langkah uji coba sebelum kontrak ditandatangani.

Mulai dari kebutuhan kampus sendiri

Sebelum menghubungi vendor, tulis dulu satu halaman berisi:

Jumlah mahasiswa aktif, dosen, dan program studi.
Proses yang paling menyita waktu sekarang (KRS, nilai, pelaporan PDDikti, tagihan, atau lainnya).
Sistem yang sudah ada dan harus tetap terhubung (e-learning, perpustakaan, keuangan).
Anggaran awal dan anggaran rutin per tahun.
Siapa yang akan memegang proyek ini di dalam kampus.

Dokumen singkat ini membuat semua vendor menjawab pertanyaan yang sama, sehingga penawaran bisa dibandingkan secara adil.

Lima langkah memilih vendor SIAKAD dari menulis kebutuhan sampai uji coba terbatas — Urutan seleksi vendor yang disarankan.

12 pertanyaan untuk setiap vendor

Soal produk

Modul apa saja yang sudah berjalan, bukan yang direncanakan? Minta daftar yang terpisah antara yang siap dipakai dan yang masih rencana.
Bisakah kami melihat demo dengan data contoh yang mirip kampus kami? Demo dengan data generik tidak cukup untuk menilai alur KRS, nilai, dan tagihan Anda.
Seberapa fleksibel menyesuaikan dengan aturan akademik kami? Misalnya batas SKS, komponen nilai, dan format transkrip per prodi.
Apakah integrasi Feeder PDDikti dan SISTER sudah termasuk? Bagaimana bila format dari pemerintah berubah, siapa yang menyesuaikan dan apakah dikenai biaya?

Soal data dan keamanan

Di mana data disimpan, dan bagaimana backup-nya? Tanyakan jadwal backup, lokasi, dan apakah pernah diuji pulih.
Bisakah data diekspor penuh kapan saja? Data adalah milik kampus. Pastikan ada jaminan tertulis bahwa Anda bisa membawa data keluar bila berhenti.
Bagaimana kontrol akses dan jejak audit? Siapa bisa mengubah nilai, dan apakah perubahan tercatat?

Soal biaya dan kontrak

Apa saja yang termasuk dalam harga, dan apa yang dihitung terpisah? Modul tambahan, migrasi data, pelatihan, dan dukungan sering menjadi biaya tersembunyi.
Bagaimana tarif bila jumlah mahasiswa naik atau turun? Cari tahu apakah ada kenaikan otomatis tiap tahun.
Bagaimana biaya dan prosedur bila kami ingin pindah model atau pindah vendor? Lihat pula artikel kami tentang harga SIAKAD.

Soal layanan

Siapa yang menjawab saat ada masalah, lewat kanal apa, dan seberapa cepat? Masa KRS dan pembayaran adalah saat paling kritis.
Siapa yang melatih pengguna, dan berapa lama sampai kampus mandiri? Pelatihan untuk BAA, dosen wali, dan prodi harus jelas jadwal dan biayanya.

Tanda bahaya dalam penawaran

Harga sangat murah tanpa rincian modul. Biasanya modul penting dihitung terpisah belakangan.
Tidak mau menunjukkan demo atau hanya menunjukkan tangkapan layar.
Menolak jaminan ekspor data secara tertulis.
Janji fitur "akan ada" tanpa kejelasan kapan dan siapa yang menanggung biayanya.
Tidak ada referensi kampus yang bisa dihubungi, atau referensinya tidak mau berbicara terbuka.
Tergantung satu orang. Bila seluruh sistem hanya dipahami satu developer, risikonya tinggi saat orang itu pergi.
Kontrak tanpa klausul keluar. Tidak ada penjelasan apa yang terjadi pada data dan akses ketika kontrak berakhir.

Template penilaian sederhana

Beri skor 1 sampai 5 untuk setiap kriteria, lalu kalikan dengan bobot yang Anda tentukan sendiri:

Kriteria	Contoh bobot	Vendor A	Vendor B	Vendor C
Kecocokan fitur dengan alur kampus	30%
Integrasi Feeder PDDikti dan SISTER	15%
Keamanan, backup, dan ekspor data	20%
Total biaya 3 tahun	20%
Kualitas dukungan dan pelatihan	15%

Bobotnya boleh berbeda. Intinya, keputusan dibuat dengan angka yang bisa dijelaskan kepada yayasan atau pimpinan, bukan dengan kesan sesaat saat presentasi.

Uji coba sebelum kontrak penuh

Sebelum menandatangani kontrak jangka panjang, minta uji coba terbatas:

Satu prodi atau satu alur (misalnya KRS satu semester) dengan data nyata atau data contoh yang realistis.
Skenario nyata: mahasiswa mengisi KRS, dosen wali menyetujui, dosen mengisi nilai, BAA mencetak KHS.
Uji impor dan ekspor data: bawa sebagian data lama, lalu coba ekspor kembali.
Catat respons dukungan: berapa lama pertanyaan dijawab selama uji coba.

Pertanyaan umum

Dua sampai tiga vendor sudah cukup. Lebih dari itu biasanya hanya memperlambat keputusan tanpa menambah kualitas perbandingan.

Keduanya bisa baik. Yang lebih penting adalah kemampuan mereka menjelaskan produk yang berjalan, bukan sekadar jumlah kampus pengguna. Minta referensi yang bisa Anda hubungi langsung.

Tanyakan dari awal bagaimana data lama dimigrasikan dan apakah ada biaya tambahan. Di Sisfo Akademik, migrasi data awal sudah termasuk, dan untuk struktur data tidak standar, datanya dinilai dulu dengan biaya yang disepakati di muka.

Ya. Minimal satu orang penanggung jawab dari BAA dan satu perwakilan dari prodi. Sistem sebagus apa pun tidak berjalan baik tanpa pemilik proyek di dalam kampus.

Langkah berikutnya

Gunakan 12 pertanyaan di atas pada setiap vendor, termasuk kami. Kalau ingin melihat aplikasinya langsung, jadwalkan demo dan sebutkan kebutuhan kampus Anda. Lihat juga harga dan fitur lengkap sebagai bahan perbandingan.