Saat memilih sistem informasi akademik, pertanyaan pertama biasanya bukan soal fitur, melainkan di mana aplikasinya dijalankan: di server vendor (cloud) atau di server milik kampus (on-premise). Keduanya sah dan sama-sama dipakai kampus. Yang berbeda adalah siapa yang menanggung server, backup, keamanan, dan biaya jangka panjangnya.
Artikel ini merangkum perbedaannya dengan bahasa awam, memberi bagan keputusan, dan daftar pertanyaan yang sebaiknya Anda jawab sebelum memilih.
Apa bedanya, singkatnya
SIAKAD cloud dijalankan dan dirawat vendor. Kampus mengakses lewat browser, membayar langganan, dan tidak perlu menyiapkan server. Pembaruan aplikasi, backup, dan pemantauan dikerjakan vendor.
SIAKAD on-premise dipasang di server milik kampus (atau server sewaan kampus sendiri). Kampus memegang kendali penuh atas data dan server, tetapi juga menanggung perawatannya: listrik, jaringan, backup, keamanan, dan orang yang menjaganya.
Perbandingan langsung
| Hal yang dibandingkan | Cloud | On-premise |
|---|---|---|
| Biaya awal | Rendah: biaya setup (gratis untuk bayar tahunan) | Lebih tinggi: lisensi beli putus plus server |
| Biaya berjalan | Langganan tetap per bulan atau tahun, mengikuti jumlah mahasiswa | Server, listrik, backup, dan tenaga perawatan |
| Siapa yang mengurus server | Vendor | Tim IT kampus |
| Waktu mulai dipakai | Lebih cepat, server tidak perlu disiapkan | Lebih lama, server dan jaringan harus siap dulu |
| Lokasi data | Di server vendor | Di server kampus |
| Kontrol penuh atas infrastruktur | Terbatas | Penuh |
| Pembaruan aplikasi | Dikerjakan vendor | Dijadwalkan bersama vendor, dipasang di server kampus |
| Cocok untuk | Kampus tanpa tim infrastruktur | Kampus dengan tim IT dan kebijakan data di dalam kampus |
Keunggulan dan risiko cloud
Keunggulannya: cepat berjalan, biaya mudah diprediksi, dan kampus tidak perlu merekrut orang khusus untuk menjaga server. Untuk kampus dengan 500 hingga 2.000 mahasiswa, ini sering jadi pilihan paling masuk akal.
Risikonya yang perlu ditanyakan:
- Di mana data disimpan dan bagaimana backup-nya?
- Bisakah data diekspor penuh kapan saja, supaya kampus tidak terkunci?
- Apa yang terjadi pada akses Anda kalau langganan berhenti?
- Seberapa cepat vendor merespons saat ada gangguan di masa KRS atau pembayaran?
Keunggulan dan risiko on-premise
Keunggulannya: data fisik berada di dalam kampus, cocok bila kebijakan yayasan atau aturan internal mengharuskan itu. Kampus juga bebas mengatur jaringan, akses, dan jadwal pemeliharaan.
Risikonya yang sering diremehkan:
- Server mati di tengah masa KRS, dan tidak ada yang siap memperbaiki di akhir pekan.
- Backup yang tidak pernah diuji pulih, lalu gagal ketika dibutuhkan.
- Keamanan: pembaruan sistem operasi, firewall, dan sertifikat SSL harus dijaga terus.
- Orang kunci pindah kerja, dan pengetahuan tentang server ikut pergi.
Soal keamanan dan data pribadi
Data mahasiswa dan dosen adalah data pribadi, dan kampus bertanggung jawab melindunginya, baik di cloud maupun di server sendiri. Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) menempatkan kewajiban itu pada pengendali data, yakni kampus.
Jadi pertanyaannya bukan "cloud lebih aman atau on-premise lebih aman", melainkan "siapa yang mampu menjaga lebih baik di kampus Anda". Server sendiri yang tidak dirawat bisa lebih berisiko daripada cloud yang dikelola dengan baik. Sebaliknya, kampus dengan tim keamanan yang kuat bisa nyaman di on-premise. Minta vendor menjelaskan praktik backup, kontrol akses, dan penanganan insiden.
Bagan keputusan sederhana
Bila ragu, mulailah dari cloud. Di Sisfo Akademik, data dapat diekspor penuh (database dan berkas) kapan pun diminta, dan pindah dari cloud ke on-premise tidak dikenai biaya migrasi tambahan. Jadi memilih cloud dulu tidak mengunci kampus.
Berapa biayanya
Langganan cloud mengikuti jumlah mahasiswa aktif menurut data PDDikti: mulai Rp2 juta per bulan untuk sampai 500 mahasiswa, Rp3 juta untuk 501 sampai 1.000, Rp5 juta untuk 1.001 sampai 2.000, dan Rp8 juta untuk 2.001 sampai 4.000. Bayar tahunan gratis 2 bulan. Hitungan lengkapnya ada di artikel harga sistem informasi akademik kampus dan halaman harga.
Untuk on-premise, lisensi beli putus disesuaikan kebutuhan kampus, jadi sebaiknya dibahas langsung dengan memberi tahu jumlah mahasiswa dan jumlah program studi.
Checklist sebelum memutuskan
- Berapa mahasiswa aktif Anda, dan berapa pertumbuhannya setahun ke depan?
- Apakah ada tim IT yang bisa dihubungi kapan saja, termasuk akhir pekan?
- Apakah ada aturan yayasan yang mewajibkan data di server sendiri?
- Apakah kampus sudah punya server, jaringan, dan listrik cadangan yang memadai?
- Berapa anggaran awal yang tersedia, dan berapa anggaran rutin per tahun?
- Seberapa cepat kampus ingin mulai memakai sistem baru?
Pertanyaan umum
Langkah berikutnya
Jawab dua pertanyaan di bagan keputusan, lalu cek jumlah mahasiswa Anda terhadap tarif cloud. Bila perlu pembahasan on-premise atau ingin melihat aplikasinya langsung, jadwalkan demo. Anda juga bisa melihat fitur lengkapnya lebih dulu.