Hampir semua pengelola kampus yang mulai mencari SIAKAD bertanya hal yang sama: berapa sebenarnya biayanya, dan model mana yang paling masuk akal? Jawabannya bergantung pada jumlah mahasiswa, kesiapan tim IT, dan kebijakan data kampus Anda.
Artikel ini membandingkan tiga jalur yang umum dipilih: langganan cloud, lisensi beli putus (on-premise), dan membangun sendiri. Angka cloud diambil dari tarif resmi kami. Angka "bikin sendiri" adalah estimasi ilustratif dengan asumsi yang saya tulis terbuka, supaya Anda bisa mengganti dengan angka kampus Anda sendiri.
Tiga model, satu per satu
1. Langganan cloud. Vendor menjalankan dan merawat server. Kampus membayar per bulan atau per tahun dan langsung memakai. Biaya menyesuaikan jumlah mahasiswa aktif, sehingga kampus kecil tidak membayar seperti kampus besar.
2. Lisensi beli putus (on-premise). Aplikasi dipasang di server milik kampus. Kampus membayar lisensi sekali di depan, lalu menanggung server, backup, keamanan, dan tim yang merawatnya.
3. Bikin sendiri. Kampus atau yayasan merekrut atau menyewa developer untuk membangun SIAKAD dari nol. Terkesan murah karena tidak ada "biaya lisensi", tetapi biaya terbesarnya tersembunyi di waktu dan pemeliharaan.
Berapa biaya langganan cloud
Di Sisfo Akademik, tarif langganan cloud mengikuti jumlah mahasiswa aktif menurut data PDDikti:
| Mahasiswa aktif | Per bulan | Per tahun (bayar tahunan) |
|---|---|---|
| Sampai 500 | Rp2 juta | Rp20 juta |
| 501–1.000 | Rp3 juta | Rp30 juta |
| 1.001–2.000 | Rp5 juta | Rp50 juta |
| 2.001–4.000 | Rp8 juta | Rp80 juta |
| Di atas 4.000 | Dibahas khusus | Dibahas khusus |
Bayar tahunan gratis 2 bulan, dan biaya setup gratis untuk pembayaran tahunan. Paket sudah mencakup aplikasi akademik, integrasi Feeder PDDikti, serta modul lain seperti PMB dan keuangan. Daftar lengkapnya ada di halaman harga.
Berapa biaya bikin sendiri
Ini bagian yang paling sering diremehkan. Hitungan ilustratif untuk kampus dengan sekitar 1.000 mahasiswa:
- Pembangunan, tahun pertama: tim 3 orang (1 analis, 2 developer) selama sekitar 9 bulan. Dengan biaya total Rp12–18 juta per orang per bulan, hasilnya kira-kira Rp300–500 juta.
- Pemeliharaan, tahun kedua dan seterusnya: minimal 1–2 orang untuk memperbaiki bug, menyesuaikan aturan baru, dan melayani permintaan prodi. Kira-kira Rp120–360 juta per tahun.
- Server dan hosting: sekitar Rp10–20 juta per tahun.
Totalnya untuk 3 tahun berada di kisaran Rp570 juta sampai Rp1,28 miliar, dan itu belum termasuk waktu sampai aplikasinya benar-benar stabil.
Sebagai pembanding, kampus 1.000 mahasiswa yang berlangganan cloud mengeluarkan Rp90–108 juta untuk 3 tahun (Rp3 juta per bulan, tahunan Rp30 juta per tahun).
Catatan: angka bikin sendiri sangat bergantung pada gaji dan lingkup fitur. Jika kampus Anda sudah punya tim IT 5 orang yang cukup luang, hitungannya bisa berbeda. Bagian berikutnya membahas kapan itu masuk akal.
Biaya yang sering terlewat
Apa pun modelnya, tanyakan hal-hal ini sebelum memutuskan:
- Integrasi Feeder PDDikti. Format dan aturan pelaporan berubah dari waktu ke waktu. Siapa yang menyesuaikannya, dan apakah biayanya sudah termasuk?
- Migrasi data lama. Data mahasiswa, nilai, dan KRS dari sistem sebelumnya harus dipindahkan. Tanyakan apakah ada biaya tersendiri.
- Backup dan keamanan. Data akademik tidak boleh hilang. Pastikan ada backup terjadwal dan rencana pemulihan.
- Pelatihan dan dukungan. Siapa yang melatih BAA, dosen wali, dan prodi, dan bagaimana kalau ada masalah pada masa KRS?
- Biaya pindah vendor. Bisakah data diekspor penuh bila suatu saat Anda berhenti? Data adalah milik kampus, jangan sampai terkunci.
- Modul tambahan. PMB, keuangan, dan OBE apakah sudah termasuk atau dihitung per modul?
Kapan masing-masing model cocok
- Cloud cocok bila kampus tidak punya tim infrastruktur, ingin cepat berjalan, dan lebih suka biaya rutin yang bisa diprediksi. Ini pilihan paling umum untuk kampus kecil dan menengah.
- Beli putus (on-premise) cocok bila kebijakan yayasan atau data mengharuskan server berada di dalam kampus, dan tim IT siap mengelolanya. Biaya lisensi disesuaikan kebutuhan, jadi sebaiknya dibahas langsung.
- Bikin sendiri hanya masuk akal bila kampus punya tim developer tetap, kebutuhan yang sangat khusus, dan komitmen pemeliharaan jangka panjang. Untuk kebutuhan akademik standar, jalur ini hampir selalu lebih mahal.
Cara membandingkan penawaran vendor
Minta setiap vendor menjawab pertanyaan yang sama, lalu bandingkan:
- Apa saja modul yang termasuk dalam harga, dan mana yang dihitung terpisah?
- Apakah integrasi Feeder PDDikti dan pembaruannya sudah termasuk?
- Bagaimana tarif bila jumlah mahasiswa naik atau turun?
- Bagaimana prosedur backup, dan berapa lama pemulihan bila terjadi gangguan?
- Apakah data bisa diekspor penuh kapan pun diminta?
- Siapa yang menjawab saat ada masalah, dan lewat kanal apa?
- Bisakah kami melihat demo dengan data contoh yang mirip kampus kami?
Pertanyaan umum
Langkah berikutnya
Hitung dulu jumlah mahasiswa aktif Anda dan bandingkan dengan tabel tarif di atas. Lalu lihat fitur manajemen akademik dan integrasi Feeder PDDikti untuk memastikan kebutuhan kampus tercakup. Kalau ingin dibantu menghitung opsi yang paling pas, jadwalkan demo dan ceritakan kondisi kampus Anda.