Setiap semester, bagian akademik kampus menghadapi pekerjaan yang sama: memastikan data mahasiswa, kelas, dan nilai tercatat benar di PDDikti. Bila data itu harus diketik ulang dari sistem akademik ke Feeder, risikonya jelas: lambat, rawan salah ketik, dan sering telat dari tenggat pelaporan.
Integrasi SIAKAD dengan Feeder PDDikti dibuat untuk menghilangkan pekerjaan ganda itu. Artikel ini menjelaskan cara kerjanya, data apa yang terlibat, kesalahan yang sering terjadi, dan apa yang perlu disiapkan kampus yang baru pindah sistem.
Peran Feeder dan PDDikti
PDDikti adalah pangkalan data pendidikan tinggi nasional. Feeder adalah aplikasi yang dipasang kampus untuk mengirim data ke PDDikti. Jadi alurnya: data akademik kampus masuk ke Feeder, lalu Feeder melaporkannya ke PDDikti.
Tanpa integrasi, data itu diinput dua kali: sekali di SIAKAD untuk operasional (KRS, nilai, jadwal), sekali lagi di Feeder untuk pelaporan. Dengan integrasi, data yang sama dipakai untuk keduanya.
Data apa saja yang terlibat
Secara umum, pelaporan PDDikti mencakup data yang sudah ada di sistem akademik:
- Mahasiswa dan riwayat studi: identitas, program studi, angkatan, dan status.
- Registrasi dan aktivitas kuliah mahasiswa (AKM): semester aktif, cuti, dan IPS.
- Kelas kuliah dan dosen pengajar: kelas yang dibuka dan siapa yang mengajar.
- KRS dan nilai: mata kuliah yang diambil dan nilainya.
- Kelulusan: data yudisium dan kelulusan.
Di Sisfo Akademik, integrasi ini menyinkronkan 14 entitas data ke Feeder, jadi sebagian besar data pelaporan tersedia dari satu aplikasi yang sama dengan operasional harian.
Cara kerja integrasi di Sisfo Akademik
- Data diinput sekali di aplikasi akademik, saat mahasiswa mengisi KRS, dosen mengisi nilai, atau BAA memproses registrasi.
- Data disinkronkan ke Feeder dari aplikasi yang sama, tanpa harus mengetik ulang.
- Perbedaan data diperiksa. Bila ada ketidakcocokan antara SIAKAD dan Feeder, kampus dapat melihat dan merekonsiliasinya. Penghapusan data dilakukan terkontrol, bukan massal tanpa pengecekan.
- Integrasi bisa dinyalakan atau dimatikan sesuai kebutuhan masing-masing kampus.
Detail teknisnya ada di halaman integrasi Feeder PDDikti.
Kampus baru: mengimpor data awal
Kampus yang pindah dari sistem lama biasanya sudah punya data lengkap di Feeder, tetapi tidak di SIAKAD baru. Daripada mengisi ulang dari nol, data awal dapat diimpor dari Feeder lewat wizard impor penuh, yang mencakup tahun angkatan, mahasiswa, AKM, registrasi, nilai, dan dosen pengajar KRS.
Hasilnya, riwayat studi mahasiswa lama langsung tersedia di SIAKAD baru, dan kampus bisa mulai berjalan tanpa menunggu migrasi manual selama berbulan-bulan.
Kesalahan yang sering terjadi saat pelaporan
Ini pola yang umum ditemui kampus, bukan khusus satu sistem:
- NIK atau NIM ganda atau salah ketik, sehingga data mahasiswa ditolak atau tidak cocok.
- Nama atau tanggal lahir berbeda dengan data resmi, sehingga validasi gagal.
- Kelas kuliah belum punya dosen pengajar, padahal nilai sudah diinput.
- Nilai terlambat diinput, sehingga AKM dan kelulusan tertunda.
- Status mahasiswa tidak diperbarui (cuti, nonaktif, lulus), sehingga laporan semester tidak sesuai.
- Data lama bertabrakan dengan data baru karena migrasi tidak dibersihkan.
Cara paling efektif menguranginya adalah memperbaiki data di sumbernya, yaitu sistem akademik, lalu menyinkronkan. Karena itu integrasi tidak menggantikan disiplin input data, tetapi membuat kesalahan lebih mudah ditemukan sebelum dilaporkan.
Checklist sebelum memilih sistem dengan integrasi Feeder
- Apakah semua data pelaporan utama (mahasiswa, kelas, KRS, nilai, AKM, kelulusan) bisa disinkronkan?
- Apakah ada wizard impor untuk data awal dari Feeder?
- Bagaimana sistem menangani perbedaan data antara SIAKAD dan Feeder?
- Siapa yang menyesuaikan integrasi bila format Feeder berubah?
- Apakah integrasi sudah termasuk dalam harga, atau dihitung terpisah?
Pertanyaan umum
Langkah berikutnya
Cek apakah SIAKAD yang Anda pakai sekarang sudah menyinkronkan data ke Feeder tanpa input ganda. Bila belum, lihat fitur manajemen akademik bersama integrasi Feeder PDDikti, lalu jadwalkan demo untuk melihat alurnya dengan data contoh.